Schwarz Digits schafft das technologische Fundament für digitale Entscheidungsfreiheit in Europa. Als IT- und Digitalsparte der Schwarz Gruppe entwickeln und verantworten wir einerseits die IT-Infrastrukturen für die Handelssparten Lidl und Kaufland sowie die Schwarz Produktion und PreZero. Gleichzeitig agieren wir als unabhängiger Anbieter am externen Markt, um Unternehmen in ganz Europa bei ihrer digitalen Transformation zu unterstützen. Unsere Kernleistungen bündeln wir in den Bereichen Cloud, Cyber Security, Data & AI, Communication und Workspace. Trage auch du zur digitalen Entscheidungsfreiheit in Europa bei.

Du arbeitest in deiner Funktion eng und vertrauensvoll mit dem Vorstandsvorsitzenden der Schwarz Digits zusammen und unterstützt bei allen Assistenz- und Office-Management-Aufgaben.

Deine Aufgaben

• Absolut diskreter Umgang mit sensiblen Informationen: Als engste Vertrauensperson des Vorstandsvorsitzenden ist ein hochprofessioneller und verschwiegener Umgang mit strategischen und personellen Daten für dich selbstverständlich.
• Gatekeeper & Schnittstelle: Du priorisierst interne sowie externe Anfragen souverän und bildest die zentrale Schnittstelle zwischen der internen Organisation und externen Partnern.
• Effizientes Postfachmanagement: Du übernimmst die Vorselektion und Priorisierung des E-Mail-Eingangs, strukturierst anfallende Themen und hältst dem Vorstandsvorsitzenden so im Tagesgeschäft proaktiv den Rücken frei.
• Kommunikative Drehscheibe: Du agierst als Bindeglied zwischen dem Top-Management und den Fachbereichen, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.
• Kalender- und Reisemanagement: Du verantwortest die effiziente Gestaltung von Tagesabläufen, die Planung und Koordination von Besprechungen, Terminen oder Workshops sowie die Organisation von Dienstreisen.
• Kontinuierliche Optimierung: Du lebst einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess für deinen eigenen Verantwortungsbereich, um administrative Abläufe stetig effizienter zu gestalten.

Dein Profil

• Du besitzt eine hohe Flexibilität, ein überdurchschnittliches Engagement sowie ein rasches Auffassungsvermögen.
• Du bringst idealerweise Erfahrung mit Board / Management Ebenen mit 
• Du verfügst über ausgezeichnete Umgangsformen, höchste Vertraulichkeit und absolute Diskretion, was dich befähigt, verbindlich und professionell auf Vorstandsebene aufzutreten.
• Du bist ein Teamplayer und arbeitest gerne eng und proaktiv mit den anderen Sekretariatsbereichen und dem Chief of Staff Office zusammen, um gemeinsame Ziele zu erreichen. 
• Du bringst eine hohe IT-Affinität mit, fühlst dich in modernen Softwaresystemen schnell zu Hause und hast Lust auf das cloudbasierte Arbeiten mit Google Workspace.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.